Czym jest notarialne poświadczenie podpisu?

podpisywanie papierów

Jedną z czynności, jakimi zajmuje się każda kancelaria notarialna w Warszawie i w innych miastach całej Polski, jest notarialne poświadczenie podpisu. Na czym ono polega i kiedy możesz potrzebować pomocy notariusza w tym zakresie? Wszystkiego dowiesz się z poniższego artykułu.

Poświadczenie podpisu

Wszystkie informacje na temat poświadczenia podpisu przez notariusza odnajdziesz w przywoływanej już przez nas na blogu ustawie „Prawo o notariacie” z 1991 roku. Interesująca nas w tym wypadku czynność notarialna polega na poświadczeniu własnoręczności podpisu w obecności notariusza lub uznaniu złożonego wcześniej podpisu za własnoręczny. To, w jaki sposób notariusz może potwierdzić tożsamość danej osoby, mówi nam 85 artykuł wspomnianej ustawy. Co nie może dziwić, podstawowym „narzędziem” notariusza jest w tym wypadku weryfikacja dokumentu potwierdzającego tożsamość, czyli przede wszystkim dowodu osobistego.

Poświadczenie podpisu a akt notarialny

Akt notarialny potwierdza dokonanie czynności prawnej, poświadczenie podpisu natomiast potwierdza jedynie tożsamość dokonującego danej czynności. W praktyce oznacza to, że poświadczenie podpisu nie zyskuje mocy urzędowej, jak dzieje się to w przypadku aktu notarialnego. Nie wpływa w żaden sposób na treść dokumentu, do którego poświadczenie jest dokonywane. Konsekwencją klauzuli poświadczeniowej, którą sporządza notariusz, są 2 rzeczy: domniemanie autentyczności podpisu oraz domniemanie istnienia dokumentu w dacie poświadczenia. Pierwszą z tych rzeczy w zasadzie już omówiliśmy, druga zaś – potwierdza datę sporządzenia danego dokumentu.

Złożenie podpisu

Analizując dalej treść Prawa o notariacie, dowiemy się, w jaki sposób powinien zostać złożony podpis, aby można było stwierdzić jego autentyczność. Przede wszystkim, poświadczenie podpisu mówi o tym, że osoba podpisująca stawiła się u notariusza. Nie ma możliwości, aby notariusz był w stanie stwierdzić autentyczność podpisu i potwierdzić tożsamość osoby podpisującej zaocznie. Podpis powinien zostać złożony przy pomocy środka pisarskiego niemożliwego w zmianie lub usunięciu. W praktyce najprościej będzie go złożyć po prostu długopisem. Wspomnienie o „środku pisarskim” nabiera też nowego znaczenia wraz z rozwojem technologii, gdyż mogłyby występować próby składania podpisu elektronicznie, z użyciem korzystających z nowych technologii narzędzi.

Przebieg czynności

Jak będzie przebiegać wizyta u notariusza, gdy zgłosisz się do niego, aby poświadczyć podpis? Notariusz będzie musiał potwierdzić tożsamość, jak już wspominaliśmy, więc zostaniesz poproszony o odpowiedni dokument. Notariusz powinien poinformować Cię o charakterze i skutkach poświadczenia i upewnić się, że jesteś świadomy skutków. Oznacza to więc, że jeszcze raz usłyszysz streszczenie tego, czym jest i do czego prowadzi poświadczenie podpisu. Następnie notariusz powinien upewnić się co do legalności czynności prawnej. Gdy nie wystąpią żadne problemy, notariusz będzie mógł wystawić klauzulę legalizacyjną. O tym, co powinna ona zawierać, mówi artykuł 97 Prawa o notariacie. W klauzuli poświadczenia podpisu znajdą się więc: data i miejsce poświadczenia, oznaczenie kancelarii notarialnej, a także podpis i pieczęć notariusza. Klauzulę taką sporządza się na kopii dokumentu, do którego wykonywane jest poświadczenie bądź też na dołączonej do niej kartce, gdy na samej kopii nie ma już na to miejsca. Tak sporządzone poświadczenie podpisu spełni wszystkie opisywane wcześniej wymagania i, mówiąc wprost, będzie potwierdzeniem, że to Ty złożyłeś podpis na danym dokumencie.

Kiedy potrzebne są poświadczenia podpisu?

Prawo określa rodzaje dokumentów, do których wymagane jest potwierdzenie autentyczności podpisu. Należą do nich:

  • umowy zbycia, wydzierżawienia przedsiębiorstwa lub ustanowienia użytkowania na nim
  • wzory podpisów osób reprezentujących spółki
  • umowy zbycia udziałów
  • dokumenty wymagające wpisu do księgi wieczystej.

Ponadto coraz częściej poświadcza się podpisy w sytuacjach, gdy prawo nie czyni tego obligatoryjnym. Notarialne poświadczenie podpisu dołącza się więc m.in. do umów sprzedaży samochodów, protokołów uzgodnień przyszłych transakcji oraz pełnomocnictw.

Skutki poświadczenia podpisu

Notarialne poświadczenie podpisu będzie przede wszystkim potwierdzeniem złożenia podpisu pod danym dokumentem przez określoną osobę przed organami administracji oraz sądem. Jest to więc pod tym względem duże zabezpieczenie np. przed wyparciem się podpisania dokumentu przez drugą stronę. Potwierdzenie takie utrudni też próbę dowiedzenia, że podpis został złożony nieświadomie lub jest sfałszowany. Nie może zatem dziwić fakt, że często sięga się po taką, dodatkową formę zabezpieczenia nawet przy dokumentach, gdzie nie jest to prawnie wymagane.

Każdy notariusz, również w naszej kancelarii notarialnej na Woli w Warszawie jest uprawniony do sporządzenia klauzuli poświadczeniowej, dającej pewność, kto i kiedy złożył dany podpis na dokumencie. Jak widać na podstawie przytoczonych informacji, jest to czynność nie tylko wymagana w niektórych przypadkach przez prawo, lecz też coś, co może Ci się przydać w praktyce i zabezpieczyć Cię na wypadek ewentualnych problemów administracyjnych lub postępowań sądowych związanych z danym dokumentem. Umowa z poświadczeniem podpisu to większa gwarancja nie tylko dla państwa, ale również dla podpisujących ją stron.