Co trzeba wiedzieć na temat wydawania wypisów i odpisów aktów poświadczenia dziedziczenia

Wydanie wypisu lub odpisu aktu poświadczenia dziedziczenia to częsty etap finalizujący sprawy spadkowe prowadzone przez notariusza. Gdy notariusz sporządzi akt poświadczenia dziedziczenia, spadkobiercy oraz inne osoby uprawnione mogą uzyskać z niego wypisy lub odpisy. Dokumenty te mają znaczenie praktyczne i prawne – potwierdzają nabycie spadku i umożliwiają podejmowanie dalszych działań związanych z dziedziczonym majątkiem, takich jak wpis do księgi wieczystej, zgłoszenie nabycia spadku do urzędu skarbowego, czy też uzyskanie dostępu do środków zgromadzonych na rachunku bankowym spadkodawcy.

Czym różni się wypis od odpisu aktu poświadczenia dziedziczenia?

Na pierwszy rzut oka terminy „wypis” i „odpis” mogą brzmieć podobnie, jednak w praktyce notarialnej oznaczają różne formy dokumentów. Różnią się one zakresem treści, przeznaczeniem oraz sposobem użycia.

Wypis aktu poświadczenia dziedziczenia to dokument będący dosłownym powtórzeniem oryginału aktu, sporządzonym przez notariusza i zaopatrzonym w stosowne oznaczenia kancelarii. Wypis zawiera pełną treść aktu, wraz z oznaczeniem stron, podpisem notariusza oraz pieczęcią. Ma taką samą moc prawną jak oryginał i może być wykorzystywany jako oficjalny dokument urzędowy.

Z kolei odpis może być pełny lub skrócony. Pełny odpis zawiera identyczną treść jak oryginał, natomiast skrócony przedstawia jedynie wybrane informacje, np. nazwiska spadkobierców i udziały w spadku. Odpisy nie zawsze mają taką samą wagę jak wypisy – wiele instytucji, zwłaszcza sądy czy urzędy skarbowe, wymaga przedłożenia wypisów. Odpisy bywają natomiast użyteczne w mniej formalnych sytuacjach – na przykład w wewnętrznych rozliczeniach między spadkobiercami lub do celów archiwalnych.

Nie bez znaczenia jest też liczba wypisów – przy akcie poświadczenia dziedziczenia notariusz sporządza zazwyczaj jeden egzemplarz oryginału i wydaje wypisy spadkobiercom. Jeśli ktoś potrzebuje dodatkowego egzemplarza w przyszłości, może się o niego zwrócić do tej samej kancelarii, która sporządziła akt.

Kto może otrzymać wypis lub odpis i co trzeba ze sobą zabrać?

Prawo do otrzymania wypisu lub odpisu aktu poświadczenia dziedziczenia przysługuje stronom czynności notarialnej, a więc osobom, które brały udział w postępowaniu spadkowym przed notariuszem. W praktyce najczęściej są to spadkobiercy ustawowi lub testamentowi. Jednak w określonych przypadkach wypis mogą otrzymać również inne osoby – np. wierzyciele spadkobierców, organy administracji publicznej, sądy czy banki, ale tylko wtedy, gdy wykażą interes prawny i uzyskają stosowne upoważnienie.

Osoba ubiegająca się o wypis musi:

• Udać się do kancelarii notarialnej, w której sporządzono akt poświadczenia dziedziczenia. Inna kancelaria nie ma dostępu do aktów notarialnych sporządzonych przez innych notariuszy.
• Przedstawić dowód tożsamości – konieczny do potwierdzenia uprawnienia do odbioru wypisu.
• Wskazać cel, w jakim potrzebuje dokumentu – np. do urzędu skarbowego, do banku, do sądu. W zależności od tego notariusz może zaproponować właściwą formę dokumentu.

W niektórych sytuacjach możliwe jest zlecenie odbioru wypisu osobie trzeciej, ale tylko na podstawie pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej lub notarialnej. Warto jednak pamiętać, że nie każda kancelaria honoruje zwykłe pełnomocnictwo – niektóre wymagają potwierdzenia notarialnego, zwłaszcza w przypadku dokumentów dotyczących spadku.

Jak przebiega proces wydania wypisu lub odpisu aktu poświadczenia dziedziczenia?

Wydanie wypisu lub odpisu aktu poświadczenia dziedziczenia to procedura, która zazwyczaj przebiega sprawnie i nie wymaga wcześniejszego umawiania wizyty, choć warto uprzedzić notariusza telefonicznie o planowanej wizycie. Dzięki temu możliwe będzie przygotowanie dokumentów jeszcze przed przybyciem interesanta.

Po przyjściu do kancelarii:

1. Notariusz sprawdza tożsamość osoby ubiegającej się o wypis.
2. Weryfikuje, czy dana osoba figuruje jako strona w akcie poświadczenia dziedziczenia.
3. Na podstawie danych z repertorium kancelarii odszukuje oryginał dokumentu.
4. Sporządza wypis lub odpis – ręcznie lub za pomocą systemu informatycznego – i opatruje go pieczęcią oraz podpisem.
5. Wydaje dokument osobie zainteresowanej lub jej pełnomocnikowi.

Czas oczekiwania na dokument zależy od bieżącego obciążenia kancelarii oraz złożoności aktu. W prostych przypadkach wypis może być gotowy w kilkanaście minut. W bardziej złożonych – na przykład przy aktach obejmujących dużą liczbę stron – czas oczekiwania może się wydłużyć.

Warto też pamiętać, że za każdy wypis lub odpis pobierana jest opłata notarialna zgodna z obowiązującą taksą. Koszt zależy m.in. od liczby stron dokumentu.

O czym warto pamiętać, wnioskując o wypis lub odpis?

Zanim zwrócisz się o wypis aktu poświadczenia dziedziczenia, zastanów się, w jakim celu chcesz go użyć. W wielu przypadkach wystarczy jeden wypis – np. do banku lub urzędu. Jednak gdy planujesz zgłoszenie spadku do kilku instytucji (np. kilku banków, urzędu skarbowego i sądu), lepiej od razu poprosić o kilka egzemplarzy. Każdy z nich ma moc oryginału, ale nie można ich powielać na własną rękę. Kserokopie wypisów nie mają wartości urzędowej.

Warto też przechowywać wydane wypisy w bezpiecznym miejscu. Co prawda można uzyskać kolejne egzemplarze w przyszłości, ale wymaga to ponownej wizyty w kancelarii, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami i czasem.

Jeśli nie jesteś pewien, czy akt poświadczenia dziedziczenia został już sporządzony, skontaktuj się z kancelarią, w której przeprowadzana była sprawa. W niektórych przypadkach możliwe jest także uzyskanie informacji o dokonanej czynności przez rejestr notarialny, choć dostęp do niego jest ograniczony.

Niektóre osoby są zaskoczone, że wypis aktu dziedziczenia jest tak obszerny – potrafi liczyć nawet kilkanaście stron. To normalne. W dokumencie znajduje się bowiem nie tylko sam akt poświadczenia, ale również protokół dziedziczenia oraz informacje dotyczące oświadczeń stron.