Co trzeba wiedzieć na temat sporządzania testamentu allograficznego?

Testament allograficzny, nazywany też urzędowym, to forma testamentu ustnego, sporządzana w obecności urzędnika publicznego oraz dwóch świadków. W przeciwieństwie do testamentu własnoręcznego lub notarialnego, nie wymaga on pisemnego opracowania przez samego testatora ani udziału notariusza. Spadkodawca składa swoje oświadczenie woli ustnie, a następnie urzędnik sporządza z tego oświadczenia protokół, który podpisują wszyscy uczestnicy czynności.

To rozwiązanie ma szczególne znaczenie dla osób, które nie mogą lub nie chcą udać się do kancelarii notarialnej, ale chcą w sposób formalny rozporządzić swoim majątkiem na wypadek śmierci. Testament allograficzny ma pełną moc prawną, o ile zostanie sporządzony zgodnie z wymogami, w obecności uprawnionych osób i z zachowaniem odpowiedniej procedury.

Taki testament może przyjąć m.in. wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, marszałek województwa, sekretarz powiatu lub gminy, a także kierownik urzędu stanu cywilnego. Nie mogą go natomiast przyjąć urzędnicy niższego szczebla, osoby prywatne ani członkowie rodziny spadkodawcy.

Z testamentu allograficznego korzystają często osoby starsze, chore, przebywające w szpitalu lub w domu pomocy społecznej, a także te, które z przyczyn organizacyjnych nie mogą udać się do notariusza. Wymaga on jednak spełnienia kilku formalnych warunków, dlatego warto dobrze się przygotować do jego sporządzenia.

Jak wygląda procedura sporządzenia testamentu?

Sporządzenie testamentu allograficznego odbywa się w kilku etapach. Cała czynność ma charakter publiczny, ponieważ uczestniczą w niej co najmniej cztery osoby – spadkodawca, urzędnik i dwóch świadków.

Przygotowanie do wizyty

Zanim spadkodawca uda się do urzędu, powinien przygotować się do rozmowy z urzędnikiem i przemyśleć, jak chce rozdzielić swój majątek. Warto spisać na kartce najważniejsze decyzje, by podczas czynności jasno i bez wątpliwości przekazać swoją wolę. Urzędnik nie może podpowiadać, komu i co ma przypaść, ale może pomóc w sformułowaniu wypowiedzi w sposób zgodny z prawem.

Do urzędu należy zabrać:

• ważny dokument tożsamości – dowód osobisty lub paszport,
• dane osób, które mają zostać powołane do spadku – imiona, nazwiska, adresy, numery PESEL (jeśli są znane),
• ewentualne dokumenty dotyczące majątku, np. odpis z księgi wieczystej, umowę własności, numer rachunku bankowego czy dokumenty dotyczące pojazdu – jeśli spadkodawca chce przekazać konkretne składniki majątku,
• dane kontaktowe świadków, którzy będą obecni podczas sporządzania testamentu.

Świadkowie muszą być pełnoletni, w pełni zdolni do czynności prawnych, znać język polski i nie mogą być osobami, które mają interes w treści testamentu. Nie mogą to być spadkobiercy, zapisobiercy, ich małżonkowie, krewni ani powinowaci.

Przebieg czynności

Czynność sporządzenia testamentu allograficznego polega na tym, że spadkodawca ustnie oświadcza swoją wolę wobec urzędnika i dwóch świadków. Oświadczenie zostaje zapisane w formie protokołu, który odczytuje się głośno w obecności wszystkich uczestników.

Protokół zawiera:

• dane osobowe spadkodawcy, urzędnika i świadków,
• dokładny zapis oświadczenia woli,
• datę i miejsce sporządzenia testamentu,
• podpisy spadkodawcy, świadków oraz urzędnika.

Jeśli spadkodawca nie potrafi pisać, w protokole umieszcza się o tym wzmiankę, a podpis za niego może złożyć osoba upoważniona do tego w jego obecności.

Po zakończeniu czynności urzędnik przechowuje oryginał testamentu w urzędzie, a spadkodawca może otrzymać jego odpis lub poświadczoną kopię. Dokument ten będzie miał pełną moc prawną, jeśli został sporządzony zgodnie z wymogami formalnymi.

O czym należy pamiętać przy sporządzaniu testamentu allograficznego

Przed wizytą u notariusza osoba zamierzająca złożyć dokumenty na przechowanie powinna przygotować ważny dokument tożsamości – dowód osobisty lub paszport. Notariusz musi mieć możliwość jednoznacznego potwierdzenia tożsamości osoby składającej, a jej dane znajdą się w treści protokołu.

Następnym krokiem jest przygotowanie dokumentów, które mają zostać przyjęte. Powinny być one kompletne, w dobrym stanie i możliwie czytelne. Jeżeli dokumentów jest więcej, warto je posegregować i spisać ich listę, co ułatwi notariuszowi ich opisanie w protokole. W przypadku dokumentów zawierających szczególnie ważne treści dobrze jest przygotować krótkie oświadczenie, w którym zostanie wskazany ich charakter lub przeznaczenie.

Podczas wizyty w kancelarii strony powinny także określić, kto będzie uprawniony do odbioru dokumentów i w jakich okolicznościach ma to nastąpić. Często zdarza się, że dokumenty mają zostać wydane konkretnej osobie dopiero po spełnieniu określonego warunku, na przykład po śmierci składającego lub po podpisaniu umowy sprzedaży. Wówczas takie warunki zostają odnotowane w treści protokołu.

Osoba składająca dokumenty musi być również przygotowana na opłacenie czynności notarialnej. Koszty zależą od rodzaju i liczby przyjmowanych dokumentów, a także od czasu przechowywania. Notariusz przed rozpoczęciem czynności informuje o wysokości należnych opłat.

O czym należy pamiętać przy sporządzaniu protokołu

Testament allograficzny, mimo że wydaje się prostszy od notarialnego, wymaga staranności i świadomości kilku istotnych zasad.

Warunki skuteczności

Testament allograficzny może sporządzić tylko osoba, która potrafi mówić i rozumie znaczenie swoich słów. Nie może to być osoba głucha lub niema, ponieważ czynność wymaga ustnego złożenia oświadczenia. Jeśli spadkodawca nie może mówić, musi wybrać inną formę testamentu, np. własnoręczny lub notarialny.

Spadkodawca powinien również działać dobrowolnie i z pełną świadomością. Urzędnik ma obowiązek przerwać czynność, jeśli uzna, że testator nie rozumie jej znaczenia lub działa pod wpływem nacisku.

Testament allograficzny traci moc, jeśli nie spełnia wymogów formalnych – np. brakuje podpisu, nie było wymaganej liczby świadków albo osoba przyjmująca oświadczenie nie miała do tego uprawnień.

Przechowywanie i odnalezienie testamentu

Oryginał testamentu allograficznego pozostaje w urzędzie, który go sporządził. Po śmierci testatora spadkobiercy mogą zwrócić się do urzędu z wnioskiem o wydanie odpisu. W praktyce jednak testament allograficzny nie zawsze jest łatwy do odnalezienia – dlatego dobrze jest poinformować rodzinę lub osobę zaufaną o miejscu jego złożenia.

Niektóre urzędy przekazują informacje o sporządzeniu testamentu do Notarialnego Rejestru Testamentów (NORT), ale nie jest to obowiązkowe.

Zalety i ograniczenia testamentu allograficznego

Największą zaletą tej formy jest jej dostępność i prostota. Nie wymaga wizyty u notariusza ani ponoszenia kosztów notarialnych. Może być sporządzony nawet w małej gminie, gdzie urzędnik posiada stosowne uprawnienia.

Z drugiej strony, testament allograficzny ma też ograniczenia. Nie można w nim ustanowić zapisu windykacyjnego, czyli przekazać konkretnego przedmiotu lub nieruchomości określonej osobie z chwilą śmierci. Taka możliwość istnieje tylko w testamencie notarialnym.

Ponadto testament allograficzny wymaga udziału świadków, co może być kłopotliwe dla osób ceniących pełną dyskrecję. Choć świadkowie mają obowiązek zachowania tajemnicy, niektórzy spadkodawcy wolą, by o ich decyzjach nie wiedział nikt poza notariuszem.

Możliwość odwołania lub zmiany

Podobnie jak każdy testament, także allograficzny można w każdej chwili odwołać lub zmienić. Wystarczy sporządzić nowy testament – w dowolnej formie – lub wprost oświadczyć o odwołaniu wcześniejszego dokumentu przed urzędnikiem i świadkami. Nowy testament automatycznie unieważnia poprzedni, jeśli zawiera sprzeczne postanowienia.