System Rejestry Notarialne stanowi element informacyjnej administracji publicznej w Polsce. Oferując szeroki zakres usług, od utrzymania rejestrów notarialnych po współpracę                   z instytucjami zewnętrznymi, system ten zapewnia transparentność, skuteczność                       i bezpieczeństwo, związane z informacją. W tym artykule przyjrzymy się funkcjonalnościom, historii i wpływowi Systemu Rejestry Notarialne na współczesne notariaty w Polsce i Unii Europejskiej.

Historia i rozwój Systemu Rejestrów Notarialnych

Początki systemu Rejestry Notarialne to rok 2009, kiedy wprowadzono pierwszy moduł, Rejestr Aktów Poświadczenia Dziedziczenia. Od tego czasu system był sukcesywnie rozbudowywany, zarówno pod kątem modułów, jak i interfejsów do wymiany danych z innymi instytucjami. Dziś jest to system zarządzania informacją prawną, zgodny z przepisami prawa krajowego i unijnego.

Moduły i funkcje

System Rejestry Notarialne umożliwia korzystanie z wielu funkcji, z których najważniejsze to:

• Rejestr Użytkowników: Zawiera listy notariuszy i ich zastępców, upraszczając procedury autentykacji i dostępu do danych.
• Rejestr Spadkowy: Centralizuje informacje o notarialnych aktach poświadczenia dziedziczenia oraz europejskich poświadczeniach spadkowych.
• Notarialny Rejestr Testamentów: Ułatwia zarządzanie i wyszukiwanie testamentów.
• Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych: Zabezpiecza i archiwizuje dokumenty notarialne w formie elektronicznej.
• Rejestr Zarządców Sukcesyjnych: Ułatwia zarządzanie majątkiem po śmierci osoby.
• Rejestr Akcjonariuszy Prostych Spółek Akcyjnych: Pomaga w zarządzaniu i audycie struktury właścicielskiej spółek.
• Notarialne Rejestry Statystyczne: Zbierają dane dla analiz i raportów.

Integracja z innymi instytucjami oraz dostęp dla obywateli

System – co ważne – nie działa w izolacji. Jest zsynchronizowany z wieloma instytucjami, takimi jak: sądy, Ministerstwo Sprawiedliwości, Krajowa Administracja Skarbowa czy Europejska Sieć Rejestrów Testamentów. Ta współpraca zapewnia jednolitość i spójność danych.

Kolejnym atutem jest dostępność publicznych wyszukiwarek, dzięki którym wszyscy mogą łatwo znaleźć informacje o aktach poświadczenia dziedziczenia czy sądowych stwierdzeniu nabycia spadku. Dostęp do pozostałych rejestrów można uzyskać za pośrednictwem notariuszy, co dodatkowo zapewnia zabezpieczenie przed nadużyciami. 

System Rejestry Notarialne to więcej niż zbiór baz danych – to kompleksowe narzędzie umożliwiające efektywną i bezpieczną pracę w zakresie notariatu. Jego moduły i funkcje, współpraca z innymi instytucjami oraz dostępność dla obywateli czynią go nieocenionym elementem nowoczesnej administracji publicznej.

Można z dużą dozą pewności przewidzieć, że nadchodzące innowacje, w tym rozwój sztucznej inteligencji, czy też zaawansowanych systemów zarządzania danymi, umożliwią jeszcze szerszy dostęp online do zasobów i usług notarialnych. Takie zmiany nie tylko zwiększą efektywność operacyjną kancelarii, ale również znacząco podniosą komfort i dostępność usług dla klientów, niezależnie od ich lokalizacji geograficznej.