Zgodnie z przepisami prawnymi – jedna z usług, jaką może świadczyć, chociażby notariusz Warszawa Wola dotyczy bezpiecznego przechowywania dokumentów firmowych w określonych ramach czasowych. Przedsiębiorcy mają możliwość umieszczenia dokumentacji firmy w depozycie u rejenta, mając zapewnioną ochronę zawartości przed dostępem ze strony niepowołanych osób. Jak to zrobić i jakie korzyści wynikają ze skorzystania z usługi depozytu? Wyjaśniamy w poniższym wpisie.

Jak funkcjonuje przechowywanie dokumentów u notariusza?

Notariusz Wola przyjmuje oryginały dokumentów, potwierdzając ich odbiór poprzez odpowiednią dokumentację w postaci aktu notarialnego. W takim kontekście – autentyczny dokument pozostaje w siedzibie właściwego dla tej czynności rejenta, natomiast klient dostaje jego replikę, która utrzymuje wszystkie uprawnienia, jakie ma oryginał.

W zapisie powinny się znaleźć takie dane, jak:

• data złożenia dokumentu w depozyt;
• informacje o osobie przekazującej w depozyt dokument, dane lub środki pieniężne;
• warunki, na podstawie których przechowywane dobro zostanie wydane w przyszłości.

 

W każdym akcie notarialnym określona jest osoba bądź osoby, które mogą otrzymać zdeponowane u notariusza. Dzięki temu każdy może być pewien, że ważne z punktu widzenia firmy czy organizacji akta nie dostaną się w ręce niepowołanych osób. 

Miejsce przechowywania depozytu dokumentów u notariusza

Notariusz ma obowiązek przechowywać dokumenty firmowe w taki sposób, by nie uległy one zniszczeniu, uszkodzeniu czy kradzieży. W zależności od tego, czy dana kancelaria dysponuje odpowiednim lokalem i warunkami, może przechowywać te rzeczy we własnym zakresie. Zadaniem notariusza jest pełne, profesjonalne zabezpieczenie zawartości powierzonych mu dokumentów. Dlatego powinny one być przechowywane w zamkniętych, bezpiecznych kopertach.

W innym wypadku powszechnie przyjętą praktyką jest umieszczanie powierzonych dokumentów w odpowiednio zabezpieczonej skrytce bankowej. W wyjątkowych sytuacjach dokumenty te są przechowywane w sejfie bankowym – ma to miejsce w przypadku, gdy notariusz nie ma możliwości ich przechowywania.    

Pełna odpowiedzialność biura notarialnego za bezpieczeństwo dokumentacji oznacza, że utrata dokumentów bądź ich zniszczenie będzie skutkowało wypłaceniem odpowiedniej rekompensaty. W ramach troski o najwyższe standardy bezpieczeństwa i odpowiedzialności, notariusz jest zobowiązany do posiadania obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. 

Ten środek zabezpieczający służy pokryciu ewentualnych szkód powstałych w trakcie wykonywania czynności, które są określone w art. 1 § 1. To zabezpieczenie jest kolejnym potwierdzeniem naszej odpowiedzialności i zaangażowania w świadczenie profesjonalnych usług notarialnych.

Jeżeli poszukują Państwo notarialnych usług z zakresu przechowywania dokumentów, papierów wartościowych, danych lub funduszy, serdecznie zachęcamy do skontaktowania się z nami. Można to zrobić telefonicznie lub osobiście w naszej kancelarii notarialnej na Woli w Warszawie.