Co trzeba wiedzieć na temat poświadczenia dotyczącego aneksów do umów cywilnoprawnych?

Poświadczenie aneksu do umowy cywilnoprawnej to czynność notarialna polegająca na urzędowym potwierdzeniu faktu zawarcia lub zmiany treści aneksu, czyli dodatku lub zmiany do istniejącej umowy w obecności notariusza. Taka forma zabezpiecza strony, zwiększa jasność sytuacji prawnej i w razie potrzeby ułatwia wykazanie istnienia oraz treści zmienionej umowy. W ramach działalności notarialnej poświadczenie może dotyczyć m.in. potwierdzenia podpisu stron aneksu, zgodności kopii aneksu z oryginałem albo daty zawarcia aneksu. Gdy strony już zawarły umowę cywilnoprawną np. umowę zlecenia, umowę o dzieło, najmu, dzierżawy i chcą wprowadzić zmianę (takim dokumentem będzie aneks), warto rozważyć poświadczenie czynności, aby w przyszłości uniknąć wątpliwości co do jej autentyczności.

W praktyce notarialnej szczególnie istotne bywa poświadczenie:

• prawa stron do dokonania aneksu,
• prawidłowego złożenia przez nie podpisów w obecności notariusza lub uznania podpisu za własny,
• zgodności kopii dokumentu aneksu z jego oryginałem,
• daty powstania aneksu (tzw. data pewna), jeśli liczy się dokładny moment zmian.

Dzięki temu dokument nabiera większej wiarygodności w obrocie prawnym wobec organów i w sytuacjach sporów. Aby prawidłowo przygotować się do takiej czynności, należy znać, co mieć przy sobie, jak wygląda przebieg i na co zwrócić uwagę.

Jak przygotować się do poświadczenia aneksu?

Przed wizytą w kancelarii notarialnej lub umawiając czynność poświadczenia należy upewnić się, że spełnione są pewne warunki i zgromadzone zostały odpowiednie dokumenty. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik przygotowania, szczególnie istotny w kontekście aneksu do umowy.

Dokumenty i dane, które warto zabrać

• Oryginał umowy cywilnoprawnej, której dotyczy aneks – dzięki temu notariusz może zweryfikować wcześniejsze postanowienia i zrozumieć kontekst zmiany.
• Oryginał aneksu (lub dokument, który strony podpisały) albo jego kopię, jeśli oryginał został już wręczony stronie drugiej – wymagane będzie okazanie dokumentu, który ma być poświadczony.
• Dokumenty tożsamości każdej ze stron (dowód osobisty albo paszport) – notariusz musi ustalić tożsamość osób działających.
• W przypadku działania przez pełnomocnika: oryginał pełnomocnictwa albo jego notarialnie poświadczona kopia – gdy jedna ze stron nie może pojawić się osobiście.
• Ewentualne dane strony (lub stron) nieposiadającej pełnej zdolności do czynności prawnych – jeśli istnieje taka sytuacja, notariusz może poprosić o dodatkowe dokumenty.
• Dane kontaktowe stron, ich adresy zamieszkania lub siedziby, PESEL/numer paszportu – by poprawnie sporządzić klauzulę i dokonanie czynności.
• Jeżeli aneks dotyczy firmy albo osoby prawnej – aktualny odpis z rejestru (np. KRS) lub inny dokument potwierdzający reprezentację oraz uprawnienia do zawarcia zmiany umowy.
• Warto także zabrać ewentualne wcześniejsze pełnomocnictwa, uchwały lub zgody organów spółki, jeżeli zmiana wymagała ich akceptacji.

Etapy czynności notarialnej

1. Umówienie wizyty u notariusza – warto wcześniej skontaktować się z kancelarią i poinformować, że chodzi o poświadczenie aneksu do umowy cywilnoprawnej. Notariusz może wskazać wymagane dokumenty w konkretnym przypadku.
2. Okazanie dokumentów w kancelarii – strony (lub pełnomocnik) przychodzą osobiście z dokumentami i dowodami tożsamości.
3. Weryfikacja dokumentów przez notariusza – sprawdzenie tożsamości stron, ich uprawnień oraz przedstawionych dokumentów. W przypadku aneksu notariusz może zapoznać się z dotychczasową umową, by ustalić, czy zmiana jest możliwa i czy strony mają prawo ją wprowadzić.
4. Sporządzenie odpowiedniej klauzuli notarialnej – w poświadczeniu zawarte będą informacje takie jak data, miejsce czynności, imiona i nazwiska stron, oświadczenie notariusza, że czynność została dokonana w jego obecności, podpisy i pieczęć kancelarii. Jeżeli czynność dotyczy potwierdzenia podpisu, czy zgodności kopii z oryginałem – dokument zostaje oznaczony.
5. Opłaty notarialne – strony ponoszą koszt czynności notarialnej zgodny z obowiązującymi stawkami. Notariusz poinformuje z wyprzedzeniem, ile wyniesie opłata lub orientacyjnie przedział kosztów.
6. Odbiór dokumentu poświadczonego – po dokonaniu czynności strony otrzymują dokument z adnotacją notarialną; oryginał (jeśli pozostaje w obiegu) lub poświadczona kopia wraca do stron.

O czym należy pamiętać przy poświadczaniu aneksu?

Przed wizytą w kancelarii notarialnej lub umawiając czynność poświadczenia należy upewnić się, że spełnione są pewne warunki i zgromadzone zostały odpowiednie dokumenty. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik przygotowania – szczególnie istotny w kontekście aneksu do umowy.

Dokumenty i dane, które warto zabrać

• Oryginał umowy cywilnoprawnej, której dotyczy aneks – dzięki temu notariusz może zweryfikować wcześniejsze postanowienia i zrozumieć kontekst zmiany.
• Oryginał aneksu (lub dokument, który strony podpisały) albo jego kopię, jeśli oryginał został już wręczony stronie drugiej – wymagane będzie okazanie dokumentu, który ma być poświadczony.
• Dokumenty tożsamości każdej ze stron (dowód osobisty albo paszport) – notariusz musi ustalić tożsamość osób działających.
• W przypadku działania przez pełnomocnika: oryginał pełnomocnictwa albo jego notarialnie poświadczona kopia – gdy jedna ze stron nie może pojawić się osobiście.
• Ewentualne dane strony (lub stron) nieposiadającej pełnej zdolności do czynności prawnych – jeśli istnieje taka sytuacja, notariusz może poprosić o dodatkowe dokumenty.
• Dane kontaktowe stron, ich adresy zamieszkania lub siedziby, PESEL/numer paszportu – by poprawnie sporządzić klauzulę i dokonanie czynności.
• Jeżeli aneks dotyczy firmy albo osoby prawnej – aktualny odpis z rejestru (np. KRS) lub inny dokument potwierdzający reprezentację oraz uprawnienia do zawarcia zmiany umowy.
• Warto także zabrać ewentualne wcześniejsze pełnomocnictwa, uchwały lub zgody organów spółki, jeżeli zmiana wymagała ich akceptacji.

Etapy czynności notarialnej

1. Umówienie wizyty u notariusza – warto wcześniej skontaktować się z kancelarią i poinformować, że chodzi o poświadczenie aneksu do umowy cywilnoprawnej. Notariusz może wskazać wymagane dokumenty w konkretnym przypadku.
2. Okazanie dokumentów w kancelarii – strony (lub pełnomocnik) przychodzą osobiście z dokumentami i dowodami tożsamości.
3. Weryfikacja dokumentów przez notariusza – sprawdzenie tożsamości stron, ich uprawnień oraz przedstawionych dokumentów. W przypadku aneksu notariusz może zapoznać się z dotychczasową umową, by ustalić, czy zmiana jest możliwa i czy strony mają prawo ją wprowadzić.
4. Sporządzenie odpowiedniej klauzuli notarialnej – w poświadczeniu zawarte będą informacje takie jak data, miejsce czynności, imiona i nazwiska stron, oświadczenie notariusza, że czynność została dokonana w jego obecności, podpisy i pieczęć kancelarii. Jeżeli czynność dotyczy potwierdzenia podpisu, czy zgodności kopii z oryginałem – dokument zostaje oznaczony.
5. Opłaty notarialne – strony ponoszą koszt czynności notarialnej zgodny z obowiązującymi stawkami. Notariusz poinformuje z wyprzedzeniem, ile wyniesie opłata lub orientacyjnie przedział kosztów.
6. Odbiór dokumentu poświadczonego – po dokonaniu czynności strony otrzymują dokument z adnotacją notarialną; oryginał (jeśli pozostaje w obiegu) lub poświadczona kopia wraca do stron.