Pismo jednolite, które sporządza notariusz, dotyczy spółek z o.o. Tworzone jest po to, aby było odzwierciedleniem wersji umowy spółki, uwzględniając dopiero co uchwalone zmiany. Dopiero w chwili, gdy zestawi się treści umowy z wprowadzoną zmianą, można odczytać jej sens oraz praktyczne znaczenie.
W jaki sposób powstaje pismo jednolite spółki z o.o.?
Pismo jednolite spółki to obowiązek procedury rejestracji spółki – uzyskania wpisu do KRS. Tekst ten najczęściej przygotowywany jest po zmianie przepisów umowy w spółce. Jeśli zmienia się kształt lub sens zapisów umowy, wtedy właściciele spółki mają obowiązek:
- przygotowania tekstu jednolitego umowy spółki,
- złożenia tekstu umowy do KRS.
Nie ma wymogu, aby taki dokument miał formę aktu notarialnego. Może zostać zamieszczony od razu w protokole notarialnym lub mieć formę pisemną. Tekst jednolity powinien zostać podpisany przez wszystkich członków zarządu, prokurenta lub prokurentów.
Jeśli ramach obrad zgromadzenia wspólników uwzględniono również ustalenie tekstu jednolitego umowy spółki, to dokument ten przygotuje notariusz. Zamieści go w protokole notarialnym, który sporządza na zgromadzeniu wspólników. Protokołu notarialnego wymaga się w przypadku zgromadzenia wspólników, na którym został uchwalony dokument i decyzja o zmianie umowy.
Jeżeli ma się wersję edytowalną ostatniego tekstu jednolitego spółki, albo pierwotnej umowy, gdy do tej pory żaden zapis nie uległ zmianie, to można przejść do następnego kroku. W najnowszej wersji umowy dokonuje się zmian tylko w tych zapisach, które obejmowała uchwała zgromadzenia o zmianie umowy spółki.
Tekst jednolity musi zachowywać numerację pierwotnego tekstu i uwzględniać numerację dodaną przez akty zmieniające. W odnośnikach przy przepisach podaje się dodane tytuły aktów nowelizujących czy ich orzeczeń.
Gdzie można przechowywać pismo jednolite spółki z o.o.?
Bez względu na sposób przygotowania jednolitego pisma spółki z o.o., to każdorazowo należy złożyć je do sądu rejestrowego wraz z wnioskiem o wpis do rejestru zmian umowy spółki. Sąd nie pobiera przy takich czynnościach żadnej dodatkowej opłaty. Nie ma też konieczności wypełnienia żadnych pism urzędowych czy składania oświadczeń. Pismo jednolite jest jedynym obligatoryjnym załącznikiem do formularza KRS-Z3. Sąd dołączy jednolity tekst umowy spółki do jej pozostałych akt rejestrowych. Pismo to jest dodatkowo składane do elektronicznego katalogu dokumentów w przypadku spółek kapitałowych lub komandytowo-akcyjnych. Każda osoba może przegląda akta rejestrowe czy zażądać poświadczonej kopii dokumentów z katalogu prowadzonego dla konkretnej spółki – zgodnie z zasadą jawności rejestru.
Notariusz przy sporządzaniu jednolitych tekstów informuje Klientów o tym, jakich formalności muszą dopełnić. Bardzo ważne jest, aby wybierać doświadczonych specjalistów, którzy kompleksowo przeprowadzą przez ten proces. Jednym z nich jest Kancelaria Notarialna Anety Sitnickiej w Warszawie, która specjalizuje się w sporządzaniu jednolitych tekstów notarialnych.
