Prowadzenie firmy to nieustanna gra o efektywność, czas i zaufanie. Decyzje trzeba podejmować szybko, ale z rozwagą. Nie zawsze jednak właściciel lub zarządca może osobiście podpisać każdy dokument, pojawić się w urzędzie czy reprezentować firmę przed sądem lub kontrahentem. Właśnie wtedy warto rozważyć sporządzenie pełnomocnictwa notarialnego.

Pełnomocnictwo dla firm u notariusza – co warto wiedzieć na start?

Pełnomocnictwo to nie tylko zwykły papier, a akt woli, który pozwala innej osobie działać w Twoim imieniu. W kontekście biznesowym jest to potężne narzędzie, które pozwala upoważnić pracownika, współpracownika czy członka rodziny do reprezentowania firmy w różnych sprawach. Od odbierania korespondencji, przez składanie ofert, aż po podpisywanie umów czy reprezentację przed sądem.

Sporządzenie pełnomocnictwa u notariusza dodaje mu rangi i co najważniejsze, pełnej mocy prawnej. Dzięki temu żadna instytucja czy kontrahent nie podważy jego ważności. Taki dokument może być potrzebny np. przy zawieraniu umowy sprzedaży nieruchomości należącej do firmy, składaniu wniosków w KRS, dokonywaniu czynności przed urzędem skarbowym czy zawieraniu umów leasingowych.

Czy wiesz, że niektóre czynności, takich jak właśnie sprzedaż nieruchomości czy przeniesienie własności udziałów, wymagają pełnomocnictwa sporządzonego właśnie w formie aktu notarialnego? Bez tego dokumentu, nawet jeśli zaufana osoba zna Twoje intencje i ma wiedzę, nie będzie mogła nic zrobić.

Kiedy naprawdę warto rozważyć sporządzenie pełnomocnictwa notarialnego?

Jeśli prowadzisz firmę jednoosobową i często podróżujesz, delegujesz obowiązki lub nie masz fizycznej możliwości być wszędzie, pełnomocnictwo jest Twoim sprzymierzeńcem. Zaufany współpracownik lub członek rodziny z pełnomocnictwem notarialnym może w Twoim imieniu zająć się sprawami urzędowymi, negocjacjami czy podpisywaniem umów.

Zarząd spółki wyjeżdża na dłuższy urlop lub przebywa za granicą? Wtedy wskazanie pełnomocnika, który będzie działać w imieniu spółki, jest nie tylko rozsądne, ale wręcz konieczne. W sytuacji kryzysowej np. gdy trzeba złożyć istotne pismo do sądu lub zareagować na działania kontrahenta, brak pełnomocnictwa może kosztować firmę więcej niż godziny u notariusza.

Pełnomocnictwo notarialne jest też przydatne w dużych firmach i korporacjach. Pozwala na zbudowanie transparentnej struktury odpowiedzialności i ułatwia codzienne funkcjonowanie zespołów, bez konieczności angażowania członka zarządu do każdej formalności.

Jak wygląda procedura?

Samo sporządzenie pełnomocnictwa nie jest skomplikowane. Wizyta u notariusza trwa zazwyczaj kilkadziesiąt minut. Przed spotkaniem należy jednak przygotować się do rozmowy: wiedzieć, komu chcemy udzielić pełnomocnictwa, do jakich czynności oraz na jaki czas. Warto też rozważyć, czy pełnomocnictwo ma być ogólne (czyli szerokie, obejmujące różne działania), czy może ograniczone np. tylko do reprezentowania firmy przed określonym urzędem czy instytucją.

Notariusz przygotowuje treść dokumentu zgodnie z przepisami, uwzględniając specyfikę danej działalności oraz indywidualne potrzeby firmy. Pełnomocnictwo jest następnie podpisywane w jego obecności i opatrywane stosownymi pieczęciami. Otrzymujesz odpisy, które możesz przekazać pełnomocnikowi lub do odpowiednich instytucji.

Warto również pamiętać, że pełnomocnictwo można w każdej chwili odwołać lub ograniczyć jego zakres. To Ty decydujesz, kto i jak długo działa w Twoim imieniu. Nie zapominaj o przechowywaniu dokumentu w bezpiecznym miejscu, najlepiej zarchiwizowanym również cyfrowo, aby móc go łatwo udostępnić lub okazać w razie potrzeby.