Notariusz, będący urzędnikiem publicznym gwarantuje legalność i zgodność z prawem wielu czynności prawnych. Jego zadaniem jest sporządzanie aktów notarialnych, które mają moc dowodową i są dokumentami urzędowymi. Mimo że  jest on zobowiązany do świadczenia swoich usług każdemu, kto o to poprosi, istnieją sytuacje, w których może odmówić sporządzenia aktu notarialnego. Poniżej omówimy najczęstsze okoliczności, w których taka odmowa jest uzasadniona.

1. Niezgodność z prawem

Jednym z podstawowych obowiązków notariusza jest zapewnienie, że czynność prawna, którą ma poświadczyć, jest zgodna z obowiązującym prawem. Jeśli notariusz stwierdzi, że dana czynność jest sprzeczna z przepisami prawa, ma obowiązek odmówić sporządzenia aktu notarialnego. Przykładem może być umowa, której treść narusza przepisy prawa cywilnego, np. dotyczące ochrony konsumentów czy obrotu nieruchomościami.

2. Brak zdolności prawnej stron

Kolejną przesłanką do odmowy jest brak zdolności prawnej lub zdolności do czynności prawnych jednej ze stron. Notariusz musi upewnić się, że osoby uczestniczące w czynności prawnej są pełnoletnie i posiadają pełną zdolność do podejmowania takich działań. W przypadku, gdy jedna ze stron jest osobą niepełnoletnią lub ubezwłasnowolnioną, notariusz ma obowiązek odmówić sporządzenia aktu.

3. Brak dokumentów lub informacji

Notariusz może również odmówić sporządzenia aktu notarialnego, jeśli strony nie dostarczą niezbędnych dokumentów lub informacji potrzebnych do prawidłowego sporządzenia tego dokumentu. Przykładem może być brak aktualnych zaświadczeń, dokumentów potwierdzających tożsamość stron, dokumentów dotyczących własności nieruchomości lub innych wymaganych prawem zaświadczeń.

4. Podejrzenie przestępstwa

W sytuacjach, gdy notariusz podejrzewa, że dana czynność prawna może być związana z działalnością przestępczą, np. praniem brudnych pieniędzy, oszustwem czy innymi działaniami niezgodnymi z prawem, ma obowiązek odmówić sporządzenia aktu notarialnego. Notariusz musi być czujny i reagować na wszelkie nieprawidłowości, które mogą wskazywać na próbę obejścia prawa.

5. Konflikt interesów

Notariusz jest zobowiązany do zachowania bezstronności w swojej pracy. W przypadku, gdy istnieje konflikt interesów, np. notariusz jest związany rodzinnie lub zawodowo z jedną ze stron, może odmówić sporządzenia aktu notarialnego, aby uniknąć podejrzeń o stronniczość lub nieobiektywność.

6. Brak zgody wszystkich stron

Do sporządzenia aktu notarialnego wymagana jest zgoda wszystkich stron uczestniczących w czynności prawnej. Jeśli jedna ze stron nie wyraża zgody na warunki umowy lub wycofuje się w trakcie sporządzania aktu, notariusz nie może kontynuować swojej pracy i jest zobowiązany do odmowy sporządzenia aktu.

Notariusz, jako gwarant legalności i bezpieczeństwa czynności prawnych, ma obowiązek odmówić sporządzenia aktu notarialnego w przypadkach, gdy zachodzą przesłanki wskazane powyżej. Jego zadaniem jest ochrona interesów stron i zapewnienie, że wszystkie czynności prawne są przeprowadzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dlatego też odmowa notariusza powinna być zawsze traktowana jako działanie mające na celu ochronę praw i bezpieczeństwa prawnego wszystkich uczestników obrotu prawnego.