Wyobraź sobie sytuację: masz ważny dokument, który może mieć wpływ na Twoje prawa lub obowiązki i chcesz zabezpieczyć się przed tym, że ktoś podważy datę jego sporządzenia. Albo podpisujesz umowę z osobą prywatną (nie przez notariusza) i zależy Ci, by istniał dowód, że dokument istniał już w konkretnym momencie. Tu pojawia się pojęcie „daty pewnej”. Brzmi formalnie, ale w praktyce może odegrać ogromną rolę.

Poświadczenie daty pewnej zastosowanie. Co to właściwie znaczy?

W polskim prawie istnieje pojęcie „daty pewnej” określone w Kodeksie cywilnym. Chodzi o to, by zapewnić formalny dowód, że dany dokument istniał w konkretnym dniu. Nie chodzi o samą treść dokumentu czy jego podpisy, lecz o sam fakt jego istnienia w określonym momencie.

Prawo mówi, że datę pewną można osiągnąć na kilka sposobów. Najczęściej spotykanym (i najprostszym) jest poświadczenie przez notariusza. To on może na dokumencie zamieścić wzmiankę, że dokument istniał na konkretny dzień. Od tej chwili nikt nie może zakwestionować, że papier został stworzony już wcześniej. Co istotne, notariusz nie weryfikuje treści dokumentu, nie sprawdza, kto go podpisał, ani czy jego postanowienia są zgodne z prawem. Interesuje go tylko jedno – czy dokument fizycznie istniał w danym dniu.

Kiedy poświadczenie daty pewnej ma znaczenie?

Kiedy poświadczenie daty pewnej ma znaczenie? Na przykład wtedy, gdy spisujesz umowę pożyczki z członkiem rodziny, pieniądze są przekazane, ale mija kilka miesięcy, a pojawia się konflikt. Nagle ktoś twierdzi, że dokument został spreparowany „na potrzeby sytuacji”. Bez daty pewnej masz słabszą pozycję, bo trudno udowodnić, kiedy dokładnie dokument powstał.

Innym przykładem są kwestie spadkowe. Jeśli ktoś przed śmiercią sporządzi dokument na przykład umowę darowizny czy rozporządzenie majątkiem, ale nie nada mu daty pewnej, może dojść do nieporozumień lub nawet sporów między spadkobiercami. Data pewna w takich przypadkach to nie tylko dowód, a tarcza chroniąca przed potencjalnymi problemami.

Jak uzyskać poświadczenie daty pewnej i o czym pamiętać?

Aby uzyskać poświadczenie daty pewnej, musisz udać się do notariusza z dokumentem, na którym przybije Ci pieczątkę z datą i podpisem. Cała procedura trwa kilka minut i nie wiąże się z dużymi kosztami.

Musisz być autorem dokumentu. Możesz przynieść coś, co sporządził ktoś inny. Nawet jeśli dokument nie ma żadnych podpisów, notariusz i tak może poświadczyć, że istniał na konkretny dzień. To istotne na przykład w przypadku projektów umów, wersji roboczych czy dowodów współpracy.

Jeśli chcesz zadbać o porządek w dokumentach, warto od razu skanować wersję z pieczęcią notarialną i przechowywać ją w dwóch miejscach: fizycznie i cyfrowo. Może wydawać się to przesadne, ale kiedy dokument stanie się istotny po kilku latach, będziesz sobie wdzięczny za tę zapobiegliwość.