Poświadczenie daty pewnej – co warto wiedzieć

Czym jest poświadczenie daty pewnej?

Poświadczenie daty pewnej oznacza urzędowe potwierdzenie, że określony dokument istniał w konkretnym dniu, który wskazuje notariusz. Taka czynność nie tworzy nowego dokumentu, nie zmienia jego treści i nie wpływa na jego charakter prawny. Poświadczenie jedynie potwierdza, że w określonym momencie dokument istniał w takiej formie, w jakiej został przedstawiony. Notariusz zapisuje datę, godzinę i sygnaturę kancelarii, a następnie umieszcza odpowiednią formułę poświadczającą.

Czynność ta ma duże znaczenie dla osób, które chcą nadać dokumentowi większego znaczenia dowodowego i wykazać, że jego sporządzenie nastąpiło przed określonym zdarzeniem lub w czasie, który ma znaczenie dla późniejszych czynności prawnych. Poświadczenie daty pewnej pozwala uniknąć sporów dotyczących kolejności zdarzeń, momentu powstania dokumentu lub jego istnienia na danym etapie negocjacji, transakcji czy realizacji zobowiązania.

W praktyce kancelarii notarialnych poświadczenie daty pewnej stosuje się w wielu sytuacjach. Często dotyczy to dokumentów prywatnych, takich jak umowy cywilne, oświadczenia, pełnomocnictwa, porozumienia, regulaminy albo potwierdzenia ustaleń między stronami. Umożliwia to zabezpieczenie interesów stron i stworzenie wiarygodnego śladu czasowego, którego nie da się później podważyć zwykłymi argumentami.

Tego rodzaju poświadczenie przydaje się również wtedy, gdy strony korzystają z dokumentu przez dłuższy czas, a jego rola rośnie wraz z przebiegiem współpracy. Dzięki adnotacji notarialnej łatwo udowodnić, że dokument istniał już wcześniej i nie został sporządzony na potrzeby późniejszego sporu.

Jak przebiega poświadczenie daty pewnej?

Poświadczenie daty pewnej polega na okazaniu notariuszowi oryginału dokumentu, który ma zostać oznaczony datą urzędową. Notariusz sprawdza stan przedstawionego dokumentu, weryfikuje jego integralność i wprowadza formułę poświadczającą, której treść wskazuje na istnienie dokumentu w chwili dokonania czynności.

Poświadczenie nie sprawdza treści dokumentu, nie ocenia jego mocy prawnej i nie bada zgodności zawartych w nim danych ze stanem faktycznym. Notariusz nie potwierdza prawdziwości informacji znajdujących się w dokumencie, lecz jedynie jego istnienie w określonym dniu. Dokument otrzymuje adnotację zawierającą datę, godzinę i dane kancelarii oraz podpis i pieczęć notariusza.

Czynność może dotyczyć pojedynczej strony dokumentu lub całego tekstu – zależy to od jego formy i rodzaju oraz tego, jak strony chcą zabezpieczyć swoją sytuację. Notariusz wprowadza formułę poświadczającą bez ingerencji w treść dokumentu, a dokument zachowuje dotychczasową formę.

W przypadkach, w których dokument składa się z wielu stron, notariusz łączy je w sposób zapobiegający zamianie lub manipulacji. Zwykle wiąże dokument w kancelarii i opatruje całość oznaczeniem. Dzięki temu dokument zachowuje integralność, a data pewna obejmuje cały jego zakres.

Poświadczenie daty pewnej powstaje od ręki, bez konieczności wcześniejszego umawiania się, a sama czynność trwa krótko, o ile dokument jest kompletny i przygotowany.

Co trzeba mieć ze sobą i jak przygotować dokument?

Osoba planująca uzyskać poświadczenie daty pewnej powinna przygotować dokument w formie, która umożliwia jego jednorazowe okazanie. Notariusz musi widzieć pełną treść dokumentu, aby potwierdzić jego fizyczne istnienie.

Należy zabrać:

• oryginał dokumentu,
• dokument tożsamości osoby składającej żądanie,
• wszystkie załączniki lub uzupełnienia, które tworzą całość treści,
• ewentualne informacje o tym, czy dokument ma być opatrzony datą na konkretnej stronie, czy na całym komplecie.

Warto upewnić się, że dokument został sporządzony kompletnie, a jego poszczególne części nie budzą wątpliwości co do kolejności. Jeśli dokument składa się z kilku stron, nie warto zszywać go samodzielnie, ponieważ notariusz wykona własne oprawienie, które formalnie zabezpiecza dokument.

Jeśli dokument ma charakter poufny lub zawiera dane strategiczne, warto przed wizytą sprawdzić, czy w treści nie znajdują się elementy, które uniemożliwią jego zapisanie w formie, którą chcemy zachować w kancelarii. Poświadczenie daty pewnej nie oznacza ujawnienia treści osobom trzecim, jednak notariusz musi zobaczyć całość dokumentu.

Osoba składająca dokument powinna zastanowić się, w jaki sposób chce wykorzystać poświadczenie. W niektórych sytuacjach data pewna na jednej stronie wystarcza, a w innych należy zadbać o objęcie adnotacją wszystkich stron. Warto wcześniej ustalić to z notariuszem, aby uniknąć potrzeby poprawiania dokumentu lub dokonywania kolejnej czynności.

O czym warto pamiętać przy poświadczeniu daty pewnej?

Poświadczenie daty pewnej nie zastępuje podpisów stron, nie zmienia charakteru dokumentu i nie przekształca go w dokument urzędowy. Stworzenie daty pewnej wzmacnia dokument tylko w zakresie czasu jego powstania lub istnienia.

Należy pamiętać, że:

• poświadczenie dotyczy momentu okazania dokumentu,
• dokument musi istnieć w swojej ostatecznej formie podczas czynności,
• notariusz nie potwierdza prawdziwości treści dokumentu,
• data pewna wzmacnia możliwość wykazania chronologii zdarzeń,
• dokument zyskuje większą wartość dowodową w postępowaniach cywilnych, gospodarczych lub rodzinnych.

W wielu sytuacjach poświadczenie daty pewnej pozwala uniknąć sporów wynikających z twierdzeń, że dokument powstał później, niż faktycznie został sporządzony. Umożliwia to uporządkowanie zobowiązań, wskazanie momentu złożenia oświadczeń, a także zachowanie dowodów na okoliczność, że dokument istniał już przed określonym zdarzeniem.

W praktyce notarialnej poświadczenie daty pewnej często łączy się z innymi czynnościami, takimi jak poświadczenie podpisu lub sporządzenie odpisu dokumentu. Każda z tych czynności spełnia inną funkcję, dlatego dobrze ustalić z notariuszem, czy dany dokument wymaga wyłącznie daty pewnej, czy również innych poświadczeń.

Dlaczego poświadczenie daty pewnej ma znaczenie?

Poświadczenie daty pewnej odgrywa dużą rolę w sytuacjach, w których strony chcą jednoznacznie potwierdzić moment istnienia dokumentu. Taki dokument często staje się istotnym elementem materiału dowodowego, ponieważ ustala chronologię zdarzeń. W sporach gospodarczych lub cywilnych data pewna pozwala wykazać, że ustalenia stron zostały sporządzone wcześniej, niż druga strona twierdzi, lub że dokument nie powstał na potrzeby późniejszych działań.

W biznesie dokumenty oznaczone datą pewną wykorzystuje się jako element zabezpieczenia, gdy strony chcą potwierdzić powagę ustaleń, a także sytuacje oparte na zaufaniu, w których chronologia pełni dużą rolę.

W sprawach rodzinnych dokumenty z datą pewną mogą potwierdzić istnienie umów lub ustaleń między małżonkami albo członkami rodziny. W długoterminowych przedsięwzięciach data pewna pomaga zachować przejrzystość i wiarygodność współpracy.