Poświadczenie pozostawania przy życiu – co warto wiedzieć

Czym jest poświadczenie pozostawania przy życiu

Poświadczenie pozostawania przy życiu stanowi czynność notarialną, w której notariusz potwierdza, że dana osoba w chwili dokonania czynności żyje i stawia się osobiście przed notariuszem. Tego rodzaju poświadczenie bywa wymagane przez instytucje wypłacające świadczenia emerytalne lub rentowe, zwłaszcza zagraniczne, a także przez zakłady ubezpieczeń, fundusze, banki czy inne podmioty, które potrzebują wiarygodnego potwierdzenia, że świadczeniobiorca istnieje w określonym momencie.

Dokument sporządzony przez notariusza dostarcza formalnej i urzędowej gwarancji, że osoba wskazana w poświadczeniu żyła w chwili jego wydania. Jest to istotne w sytuacjach, w których świadczenia są przekazywane cyklicznie lub gdy instytucje wymagają regularnego potwierdzania tożsamości i aktualnego statusu danej osoby. Poświadczenie pozostawania przy życiu wzmacnia poczucie przejrzystości i zapobiega nadużyciom, ponieważ stanowi pewne i jednoznaczne potwierdzenie stanu faktycznego.

W wielu przypadkach dokument tego rodzaju pozwala uniknąć wstrzymania wypłaty świadczeń lub przedłużających się procedur administracyjnych. Poświadczenie dostarcza dowodu, który instytucje mogą łatwo zweryfikować, a osoba zainteresowana może przekazać dokument zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, w zależności od wymagań.

Poświadczenie pozostawania przy życiu dotyczy wyłącznie osoby fizycznej i wymaga jej osobistego stawiennictwa. Notariusz nie może potwierdzić życia osoby, która nie pojawiła się w kancelarii, ponieważ czynność wymaga bezpośredniego kontaktu i możliwości obserwacji.

Jak wygląda procedura poświadczenia

Procedura poświadczenia pozostawania przy życiu przebiega w sposób prosty i szybki, o ile osoba zainteresowana posiada ze sobą odpowiednie dokumenty. Notariusz potwierdza tożsamość osoby na podstawie ważnego dokumentu tożsamości oraz stwierdza jej obecność w kancelarii.

Poświadczenie polega na umieszczeniu w dokumencie formuły, która wskazuje, że w chwili dokonania czynności osoba żyła i osobiście potwierdziła swoją tożsamość przed notariuszem. Czynność trwa kilka minut, ponieważ wymaga jedynie weryfikacji dokumentów i wpisania odpowiedniej formuły.

Notariusz wpisuje datę i godzinę poświadczenia, co staje się dowodem, że w tym konkretnym czasie osoba żyła. Poświadczenie otrzymuje podpis notariusza oraz pieczęć kancelarii. Osoba zainteresowana otrzymuje dokument, który może okazać dowolnej instytucji wymagającej takiego potwierdzenia.

Czynność może zostać dokonana na specjalnym formularzu dostarczonym przez instytucję zagraniczną, na druku przygotowanym przez kancelarię notarialną lub na dokumencie pochodzącym od osoby zainteresowanej. Ważne, aby dokument zawierał dane osoby, której dotyczy poświadczenie, oraz miejsce na adnotację notarialną.

W niektórych sytuacjach notariusz może zobowiązać się do wypełnienia określonych pól w formularzu, jeśli instytucja wymaga dodatkowych informacji dotyczących podpisu, pieczęci lub danych kancelarii. Warto wcześniej ustalić zakres tego obowiązku i upewnić się, czy formularz zawiera miejsce na odpowiednie oświadczenia.

Co trzeba mieć ze sobą i jak przygotować się do czynności

Osoba ubiegająca się o poświadczenie pozostawania przy życiu powinna przygotować się do wizyty w kancelarii notarialnej. Przygotowanie obejmuje zabranie odpowiednich dokumentów, zapoznanie się z wymaganiami instytucji wnioskującej oraz zapewnienie, że formularz jest kompletny i niewypełniony w sposób niezgodny z charakterem czynności.

Należy zabrać:

• ważny dowód osobisty lub paszport,
• formularz wymagany przez instytucję (jeśli został wysłany przez zagraniczny urząd lub świadczeniodawcę),
• ewentualne pisma towarzyszące, które tłumaczą cel poświadczenia i określają wymagany zakres danych,
• dokumenty potwierdzające ubezpieczenie lub świadczenia, jeśli instytucja wymaga ich przedstawienia.

Warto zadbać o to, aby dokument tożsamości był ważny i w dobrym stanie. Notariusz musi jednoznacznie stwierdzić tożsamość osoby, dlatego uszkodzony lub nieważny dokument uniemożliwi dokonanie poświadczenia.

Osoba zainteresowana powinna także przeanalizować przesłany formularz. W niektórych przypadkach dokument zawiera pola, które wypełnia sam zainteresowany, a inne przeznaczone są dla notariusza. Należy zwrócić uwagę, aby nie wypełniać części przeznaczonych dla urzędnika.

O czym należy pamiętać podczas poświadczenia

Poświadczenie pozostawania przy życiu wymaga osobistego stawiennictwa. Osoba, której dotyczy dokument, nie może wysłać pełnomocnika ani poprosić bliskiej osoby o dokonanie czynności w jej imieniu. Notariusz musi zobaczyć i zidentyfikować świadczeniobiorcę, aby poświadczyć fakt, że żyje.

Warto pamiętać, że poświadczenie dotyczy konkretnego momentu. Jeśli instytucja wymaga regularnych aktualizacji, osoba powinna sprawdzić, jak często musi składać dokument. W przypadku świadczeń zagranicznych poświadczenie wykonuje się zazwyczaj raz do roku, ale niektóre instytucje żądają potwierdzenia w krótszych odstępach czasu.

Osoba zgłaszająca się do kancelarii powinna wiedzieć, że poświadczenie nie potwierdza jej miejsca zamieszkania, stanu zdrowia, zdolności do czynności prawnych ani żadnych innych danych — dokument dotyczy wyłącznie stwierdzenia, że osoba w chwili czynności żyje.

Warto przy tym zachować ostrożność i upewnić się, że dokument zostanie przekazany we właściwej formie. Niektóre instytucje wymagają oryginału, inne akceptują skan, a jeszcze inne proszą o elektroniczne potwierdzenie. Osoba powinna sprawdzić te wymagania przed wizytą u notariusza.

Jeśli formularz zawiera miejsce na podpis osoby zainteresowanej, podpis trzeba złożyć w obecności notariusza. Podpis złożony wcześniej może wymagać dodatkowej czynności w postaci poświadczenia podpisu, jeśli instytucja tego żąda.