Często występują sytuacje, w których wymagany jest oryginalny dokument. Jednak pozostawianie go u kogokolwiek jest ryzykowne i może wiązać się z jego utratą. Najlepiej jest więc przekazać kopię, to najlepsze rozwiązanie. Niekiedy możliwe jest przekazanie kopii wraz z jednorazowym wglądem do oryginału. To jednak rzadka sytuacja. Sama kopia nie wystarczy, gdyż istnieje ryzyko podrobienia dokumentu. W takiej sytuacji należy udać się do notariusza, który zajmuje się także potwierdzaniem zgodność z oryginałem wszelakich dokumentów. To wyłącznie u niego powinno się dokonywać takich działań. Dlaczego?
W przypadku jakich dokumentów wymaga się potwierdzania zgodności z oryginałem?
Dokument w formie papierowej ma wielkie znaczenie w różnych aspektach życia człowieka. Jednym z przykładów jest dyplom ukończenia wyższych studiów. Szczególnie jeśli potwierdza on kwalifikacje, bez których praca w zawodzie jest niemożliwa. Dotyczy to między innymi pracowników medycznych lekarzy, pielęgniarzy, a także ratowników medycznych. W przypadku pracowników pedagogicznych, w tym nauczycieli, oryginał ma kluczowe znaczenie, gdyż pracę z dziećmi i młodzieżą należy potwierdzić odpowiednimi kwalifikacjami. Innymi ważnymi dokumentami są: akt ślubu, akt własności, certyfikat ukończenia kursu, sporządzona między dwoma stronami umowa. Te oraz o wiele więcej dokumentów należy niekiedy przedstawić przed sądem, banku, w nowym miejscu pracy, urzędzie czy innych miejscach. W większości możliwe jest przekazanie kopii, jednak wymaga się wtedy potwierdzenia zgodności z oryginałem. Część ludzi myśli, iż takie potwierdzenie można uzyskać na przykład w punkcie ksero, w którym dokonuje się kopii dokumentów. Nie jest to możliwe. Wyłącznie notarialne potwierdzenie zgodności dokumentu z oryginałem jest uznawane przez urzędy i instytucje. Notariusz odpowiada prawnie za potwierdzenie zgodności. Są sytuacje, w których nie chcemy oddawać jedynego oryginału. Wiele osób chce zachować oryginał dla siebie, a przekazać jedynie kopie.
Koszt potwierdzenia zgodności z oryginałem i przebieg procesu
Nie jest to droga operacja. Zazwyczaj potwierdzenie zgodności dokumentu z oryginałem kosztuje kilka złotych za stronę. Kwotą maksymalną, jakiej może domagać się notariusz, jest 6 złotych za stronę. Określa to rozporządzenie ministra sprawiedliwości. Kiedy posiadamy dokument oraz jego kopię i udamy się do notariusza, ten po weryfikacji potwierdza zgodność z oryginałem. Wtedy można traktować kopię niczym oryginał i też w taki sposób się nim posługiwać.
Zniszczenie lub zgubienie dokumentu
Zdarza się, iż oryginalny dokument ulega uszkodzeniu lub zgubieniu. Oryginały mogą ulec zagubieniu lub zniszczeniu w czasie zalania lub pożaru, ale także innych losowych sytuacji. Odzyskanie dokumentu jest możliwe, ale nie zawsze to łatwa procedura. Wówczas należały udać się do instytucji, która wydawała dokument. Zdarzają się również sytuacje, w których instytucje, gdzie nabyło się kwalifikacje do wykonywania zawodu, są już zamknięte. To może rodzić problemy w chwili, gdy wymagany jest jedynie oryginał.
Jedynym sposobem jest potwierdzenie zgodności z oryginałem skserowanych dokumentów. Taką moc prawną posiada notariusz. Kopie dokumentów wraz z oryginałami należy dostarczyć do kancelarii notarialnej. Każda strona kopii zostaje potwierdzona pieczątką oraz podpisem notariusza. Tylko kopia zatwierdzona przez notariusza w świetle prawa jest równa wartości oryginału. Jeśli zatem musisz przekazać oryginały dokumentów jednej z instytucji, udaj się najpierw do notariusza. W ten sposób będziesz zawsze posiadaczem dokumentu, którego wiarygodność została potwierdzona.
Kiedy jeszcze warto udać się z dokumentami do notariusza?
Doskonałym sposobem jest stworzenie odpisów najważniejszych dokumentów u notariusza wcześniej. Nie będzie wymagane wtedy częstsze chodzenie do niego, odpisy wraz z oryginałami będą pod ręką w każdej sytuacji. Ponadto uzyskuje się dodatkowe zabezpieczenie przed zniszczeniem lub uszkodzeniem dokumentów. Warto więc przechowywać oryginały i odpisy w osobnych segregatorach, a nawet miejscach. Koszty potwierdzenia zgodności z oryginałem nie są tak wysokie, a komfort psychiczny jest zdecydowanie najważniejszy.
Podsumowanie
Dobrym zwyczajem jest dokonywanie poświadczeń dokumentów, które zostały wydane w jednym egzemplarzu. To zabezpieczenie przed zgubieniem, zniszczeniem czy innymi sytuacjami losowymi. Powinno się tego dokonywać jedynie u notariusza. Jednak zgodność z oryginałem może też poświadczyć osoba lub instytucja, która wydała oryginał. Zdecydowanie warto jest także zamiast przedstawiania oryginału instytucji oczekującej dokumentu, oddanie wyłącznie kopii z potwierdzeniem zgodności. W takiej sytuacji nie pozbawiamy się dokumentu i jednocześnie zabezpieczamy się przed jego zagubieniem przez osoby trzecie. Sporządzanie kopii z potwierdzeniem zgodności nie jest konieczne, jeśli posiadamy kilka egzemplarzy dokumentu. Jednak każda z nich powinna być odpowiednio oznaczona przez organ wydający.
