Usługi notariusza oraz wizyty w kancelarii notarialnej większości osób kojarzą się przede wszystkim z przygotowywaniem różnego rodzaju dokumentów, wśród których możemy wymienić między innymi dokumenty potrzebne do sprzedaży działki budowlanej czy mieszkania, testamenty, poświadczenia oraz protesty weksli lub czeków. Warto jednak mieć świadomość tego, że usługi notarialne są znacznie bardziej rozległe i obejmują na przykład przyjmowanie różnych wartościowych rzeczy na przechowanie.

Wartościowe dokumenty, ważne przedmioty czy duże sumy pieniędzy można oczywiście przechowywać w domu. Trzeba mieć jednak na uwadze fakt, że nawet wtedy, gdy znajdują się one w zamkniętym specjalnym sejfie, są narażone na kradzież czy zniszczenie. W sytuacji, gdy obawiamy się o bezpieczeństwo ważnych przedmiotów lub papierów wartościowych, możemy rozważyć przekazanie ich na przechowanie kancelarii notarialnej. Czy warto korzystać z tej możliwości? I co właściwie można przechować u notariusza? Odpowiadamy.

Co może przechować notariusz?

U notariusza możemy przechować przede wszystkim ważne pisma i papiery wartościowe, zarówno te, które należą do dokumentów publicznych, jak i prywatnych. Wszelkie dane notariusz może przyjąć zarówno w wersji fizycznej, jak również na informatycznym nośniku danych.

Dokumenty, dane lub papiery, które przyjmuje notariusz, mogą być przechowywane w kancelarii w kopertach, jeśli klient nie chce, by ktokolwiek miał możliwość zapoznania się z ich treścią. Trzeba mieć jednak świadomość tego, że notariusz musi dokładnie wiedzieć, jakie pisma lub dokumenty bierze na przechowanie, a co za tym idzie – powinien móc precyzyjnie się z nimi zapoznać.

W kancelarii notarialnej na przechowanie można złożyć jednak nie tylko dokumenty, papiery wartościowe oraz dane zapisane na informatycznych nośnikach, ale także pieniądze w walucie polskiej lub zagranicznej. Należy jednak pamiętać, że w depozycie notarialnym można przechowywać pieniądze wyłącznie wtedy, gdy są one powiązane z wykonywaną przez kancelarię inną czynnością notarialną. Powierzenie pieniędzy notariuszowi na przechowanie jest dobrym rozwiązaniem między innymi wtedy, gdy obracamy bardzo dużymi sumami pieniędzy, na przykład podczas nabywania nieruchomości. Składając pieniądze u notariusza masz pewność, że będą one bezpieczne.

Przechowywanie dokumentów i pieniędzy w kancelarii, czyli gdzie?

Nieustannie mówimy o przechowywaniu papierów wartościowych, dokumentów i pism oraz pieniędzy w kancelarii, trzeba zatem wyjaśnić, co to oznacza w rzeczywistości. Notariusz, który przyjmuje określone dobra na przechowanie, zobowiązuje się do zabezpieczenia ich przed kradzieżą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jeśli w jego kancelarii istnieją warunki umożliwiające bezpieczne przechowywanie dużej liczby dokumentów, nie ma przeciwwskazań, by znajdowały się one właśnie tam. Co jednak w sytuacji, gdy kancelaria notarialna takich warunków nie może zapewnić?

Mniejsze kancelarie, które nie mogą zagwarantować klientowi bezpiecznego przechowania dokumentów i danych u siebie lub po prostu mają zbyt mało miejsca, korzystają z pomocy banków. Banki oferują bowiem możliwość zdeponowania wszelkich dokumentów w skrytce, co w praktyce jest równie bezpieczne, jak przechowywanie ich w kancelarii.

Inaczej sprawa wygląda z przechowywanymi przez notariusza pieniędzmi, które oczywiście nie są składane fizycznie. Zamiast tego związane z czynnościami notarialnymi pieniądze wpłaca się na przeznaczone do depozytu, stworzone przez notariusza specjalne konto bankowe.

Co jeszcze trzeba wiedzieć, czyli szczegóły przechowywania dokumentów

Niezależnie od tego, czy kancelarii oddajemy na przechowanie dokumenty, istotne dane, papiery wartościowe czy pieniądze, notariusz musi sporządzić protokół, który przyjmuje formę aktu notarialnego. W takiej sytuacji oryginalny dokument zostaje w kancelarii, natomiast klient otrzymuje odpis, który zachowuje wszystkie moce oryginału.

W protokole powinny znaleźć się informacje takie jak:

• Data przyjęcia;
• Dane osoby składającej dokument, dane lub pieniądze;
• Warunki, na podstawie których przechowywane dobro ma zostać wydane w przyszłości.

Obie strony określają ponadto osobę, której można wydać w przyszłości zdeponowane dokumenty lub pieniądze. Zazwyczaj jest to osoba, której dane wpisano w protokole, ale można określić również następcę prawnego.

Chociaż przechowywanie dokumentów i papierów wartościowych w kancelarii notarialnej jest stosunkowo powszechną praktyką, trzeba pamiętać, że nie można tego od notariusza wymagać – zwłaszcza w sytuacji, gdy on sam nie jest w stanie zapewnić odpowiednich, bezpiecznych warunków. Może on zatem odmówić przechowania dóbr klienta bez podania wyraźnej przyczyny.

Jeśli są Państwo zainteresowani usługami notariackimi związanymi z przechowywaniem dokumentów, papierów wartościowych, danych czy pieniędzy, zapraszamy do kontaktu telefonicznego lub osobistego z kancelarią notarialną na Woli w Warszawie.